La semana pasada vimos la primera parte sobre los festivales y conciertos ante la prensa, ya que unos precisan de la prensa para darse a conocer y otros, necesitan responder a la demanda de sus audiencias de información interesante, útil y de valor añadido.

¿Cuáles son las claves para comunicar tu evento para que destaque entre la multitud? Estos son los otros 10 consejos prácticos, para adaptar la estrategia de marketing y comunicación de su festival a un entorno nuevo y con unas reglas totalmente distintas.

11. Maneja con inteligencia la relación con los periodistas

Prueba a ponerte en la piel de tus interlocutores. Tú aspiras a que tu concierto aparezca en la mayor cantidad de medios posibles. Ellos, en cambio, necesitan valor añadido y ser los primeros para adelantarse a la competencia. Sé consciente de todas las herramientas que tienes en tu mano (notas de prensa, ruedas de prensa, visitas privadas, off the record, filtraciones, exclusivas) y mézclalas con estrategia y generosidad.

12. Alíate con departamentos de prensa oficiales

Que tu festival se lleve bien con la Administración es vital. No sólo evitará que te suspendan la licencia de celebración en vísperas de la apertura. Además, te permitirá crear sinergias valiosísimas con sus oficinas de comunicación. Ellos pueden llegar donde tú no llegas y portan el peso y la credibilidad de una institución pública. Proponles envíos las notas de prensa al mismo tiempo y hacer ruedas de prensa conjuntas.

13. Busca partnerships con medios clave

Identifica a los medios clave para llegar a tu público y proponles ser tu emisora, o revista oficial. Posiblemente, ellos ya estaban ahí antes que tú, así que sé humilde al abordarles y ofréceles valor añadido para su marca. Tienes por explorar todo un mundo de intercambios de imagen, creación conjunta de contenidos, acciones de prescripción y modalidades de cooperación que dispararán tu visibilidad.

14. Gestiona las crisis con transparencia y diligencia

Asúmelo: en tu festival van a ocurrir imprevistos, cancelaciones y/o incidentes. Mantén la calma y ten a tu equipo preparado para responder, tanto en los medios como en las redes sociales. Haz frente al marrón con honestidad y con un mensaje coherente, positivo y humilde. Ten designado a un portavoz hábil, que será el encargado de dar la cara ante cámaras y micrófonos.

15. Sé generoso pero selectivo con las acreditaciones

Si tu festival es nuevo, irás detrás de los medios suplicándoles que asistan. Si es un evento asentado, te abrasarán durante meses a solicitudes de pases de prensa. Márcate de antemano una cifra de periodistas a los que deseas invitar y establece criterios claros para conceder las acreditaciones: importancia del medio, publicaciones previas, asistentes por medio, plazo para publicar la crónica, acceso a backstage y escenarios…

16. Habilita una zona exclusiva para la prensa

Mima a los periodistas y bríndales las comodidades necesarias para trabajar y divertirse. Al mismo tiempo, exígeles una profesionalidad a la altura de la ocasión. Ubícalos apartados del mogollón en una zona céntrica del festival, con wifi, electricidad, taquillas, vigilancia, buenas condiciones de sonido, mesas de trabajo y catering.

17. Filtra y facilita las entrevistas

Tu festival concede a los medios la oportunidad inédita de estar in situ con artistas de primera fila. Guarda un equilibrio sensato entre ayudarles en su trabajo y no convertirte en el agente de prensa personal de tu cabeza de cartel. Si no pones límites, puedes perderte en una maraña de solicitudes de entrevistas a su manager, su booker, su agencia de PR… Prioriza las peticiones de los medios más importantes y aquellas que más visibilicen a tu evento.

18. Estate preparado para la televisión

Con la tele, todo pasa en un visto y no visto. Deciden ir a cubrir tu jornada de apertura y en una hora tienes a una enorme unidad móvil en tu puerta y a un periodista con prisa por grabar y marcharse. ¡No pierdas la oportunidad! Ten lista una vía de acceso, acreditaciones para el vehículo, aparcamiento y a tu portavoz en perfecto estado de revista para las cámaras.

19. Piensa en el horario de los medios

Los festivales suelen celebrarse de noche. Si quieres llegar a tiempo al telediario de la noche o el cierre de los periódicos, ten en consideración sus tiempos de trabajo. Cada día deberías adelantar una selección de fotos y un balance de la jornada antes de que anochezca. A menudo tendrás que aventurar datos: ¡no te pilles los dedos hablando de una actuación que luego acabará cancelándose!

20. No exageres (mucho) las cifras de asistencia

Recuerda siempre que te diriges a periodistas: un público crítico, quizás más veterano que tú, y con un sexto sentido para identificar trolas. Dentro de los límites del sentido común, redondear ligeramente al alza es una práctica habitual y normalmente inofensiva. Si te pasas de listo, puedes echar a perder meses de trabajo. Por no hablar de que te pueden investigar por sobrepasar tu aforo…

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¿Cuáles son las claves para comunicar tu evento para que destaque entre la multitud?

Estos son los primeros 10 consejos prácticos, de 20, para adaptar la estrategia de marketing y comunicación de su festival a un entorno nuevo y con unas reglas totalmente distintas.

1. Crea un relato cultural convincente y ambicioso

Trabaja a fondo la descripción de la identidad del festival, su visión cultural y qué papel desea jugar en el panorama musical, sea cual sea su nicho. No estás promocionando una fiesta divertida, sino comunicando los objetivos de una institución musical que aspira a ser líder y faro de tendencias. Que ese peso específico impregne todas tus comunicaciones.

2. Describe el festival como una experiencia

La música en directo es hoy en día parte indivisible de un producto experiencial. No todo el público acudirá a tu evento por su sofisticado perfil cultural. Muchos buscan, sencillamente, bailar, viajar y conocer gente. Junto con tu discurso cultural, subraya la oferta de ocio, naturaleza, tecnología y relaciones sociales que brinda tu festival.

3. Sincroniza prensa y redes sociales

La prensa ya no es el principal canal para divulgar las novedades, sino tu página oficial de Facebook, el centro neurálgico de tu comunidad de fans. Sin embargo, seguimos necesitando (¡y mucho!) a los medios. Por eso, no pospongas la comunicación a los periodistas. Si les informas horas después de difundir tus anuncios en las redes sociales, te castigarán marginando o ignorando tus noticias. Redes sociales y notas de prensa, ¡siempre al mismo tiempo!

4. Elabora historias diferenciadas para distintos medios

Esto te va a llevar mucho trabajo, pero los resultados te lo compensarán. De tu festival, a la gaceta local le importa la cesión de los terrenos; al diario regional, la afluencia de público; a la prensa nacional, el regreso a los escenarios de una vieja gloria; a la internacional, que se celebra junto al mar y hace sol; y a la especializada, tu cartel artístico… Da a cada uno lo que necesita para convertir tu festival en su noticia.

5. Subraya los beneficios del festival para su entorno

Conceptos como creación de empleo, proyección de imagen, atracción turística o diversificación económica quizás no estén en el centro de tu proyecto cultural, pero son claves para ganarte el favor de la prensa local y regional. Crea historias veraces en torno a estos aspectos, y difúndelas. Te ayudará también a granjearte el apoyo de instituciones y los colectivos vecinales y sectoriales.

6. No te limites a confirmar nuevos artistas

Los artistas de tu próxima edición y sus biografías son impresionantes, pero una estrategia basada exclusivamente en difundir los sucesivos avances de tu cartel es plana y aburrida. Montar un festival es una aventura apasionante. ¿Por qué no la cuentas? Revela los entresijos: tus planes, las dificultades a las que te enfrentas, los cambios de dirección… No temas mostrarte humano.

7. Proporciona datos sobre la producción

A menudo, nos defrauda el escaso impacto en la prensa cuando informamos acerca de nuevos artistas confirmados. ¿Has probado en contar otra cosa? Te sorprenderá el éxito que obtendrás revelando detalles que pueden parecer insignificantes sobre producción o logística: el tamaño de tu recinto, la forma de tus escenarios, el número de cabezas móviles, los metros cuadrados de pantallas LEDs, el número de habitaciones de hotel reservadas…

8. Informa, no promociones

¡Tatúate este principio! Una nota de prensa no es un folleto, ni un publirreportaje, ni un post en Facebook. Limítate a informar usando un lenguaje detallado y aséptico. Sé hábil entrelazando ideas y datos para resultar sugerente y evocador, pero sin abusar de los adjetivos, sin caer en tópicos, ni recurrir a lemas comerciales: los periodistas los odian. Menciona muy sucintamente a tus patrocinadores, y sólo si son relevantes en tu relato.

9. Aporta información útil para el usuario

En los días o semanas previas a la fecha del evento, ya has vendido suficientemente las excelencias de tu festival. Aparca ese capítulo y céntrate en la información de tráfico, aparcamiento, alojamiento, transporte público, consejos prácticos… Da datos precisos y coordínate con ayuntamientos y policías municipales para ser certero.

10. Genera y distribuye contenido multimedia

En un panorama de medios muy diversos y soportes transmedia, no pienses sólo en texto. Los contenidos que distribuyas deben incluir, en la medida de lo posible, texto, hipertexto (links), declaraciones, audios, música, playlists, fotos, infografías y vídeos (HD y optimizados para redes sociales).

Puedes la segunda parte de este artículo aquí

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