La prensa es una pieza clave en la estrategia comunicativa de todo artista

Sin embargo, captar la atención de los medios requiere dedicación, constancia y conocer las rutinas de trabajo de los periodistas. Existen agencias de comunicación o profesionales freelance  especializados en la comunicación musical que pueden ayudarte en la tarea. Pero si eres de los que prefieren optar por el sistema “Do It Yourself” en este artículo se plasman algunos consejos para conseguirlo:

1. Genera una base de datos de medios.

Es el punto más costoso pero una vez dispongas de ella, todo será más fácil y rápido. Para crearla deberás rastrear todos los medios en los que te gustaría que se anunciaran tus conciertos, te hicieran una entrevista o bien publicaran una reseña de tu último álbum. Debes hacer un listado con todo tipo de medios, tanto en alcance (nacionales/locales) como en formato (radio, tv, prensa, digital). Si eres un artista novel será más fácil que un medio on-line o una revista local publique tu información pero no por ello hay que dejar de lado a los “Grandes Medios”, ya que a veces se quedan sin noticias y pueden recurrir a ti. Así por ejemplo, en vacaciones y especialmente en el mes de agosto, las noticias escasean (por estar cerradas las instituciones políticas) y puede ser tu oportunidad.

El siguiente paso será escribir o llamar a cada uno de estos medios seleccionados para pedir el contacto del periodista que se encarga de la sección de cultura, música, ocio o agenda de conciertos.  Acto seguido, incluiremos los datos facilitados en nuestra base de Outlook o Excel habilitada para este fin.

Esta lista se elaborará poco a poco y será la que utilizaremos posteriormente para hacer llegar nuestras comunicaciones.

2. Facilita el trabajo al periodista.

El ritmo de trabajo en un medio de comunicación es vertiginoso, por ello, tendremos muchas más posibilidades de lograr una publicación si seguimos las siguientes pautas:

• Redacta siguiendo la estructura de pirámide invertida. Es decir, ofrece la información de mayor a menor importancia (titular, subtítulo y cuerpo de la noticia)  y asegúrate que respondes a las preguntas claves: ¿quién? ¿qué? ¿dónde? ¿cuándo? ¿cómo? ¿por qué? Refuerza el mensaje a través de la tipografía. Por ejemplo, destaca el titular en negrita y mayúsculas y el subtítulo en cursiva y subrayado…

• Manda el texto de manera que se pueda “cortar y pegar” y adjunta al email un par de  fotos en alta resolución.

• Intenta enviar las notas de prensa por la mañana y evita hacerlo el día previo o posterior a un festivo ya que el periodista tendrá muchos correos acumulados y puedes correr el riesgo de que no lea tu email.

3. Material imprescindible.

Antes de escribir a un medio de comunicación debes tener preparado un material básico de promoción. Hay tres elementos  esenciales:

• Dossier biográfico. Es un documento, de entre 2 y 5 páginas, en el que debes de plasmar tu trayectoria profesional y tus proyectos artísticos más recientes.
• Fotos profesionales. Deben ser imágenes en alta resolución que reflejen tu marca personal como artista (tus valores, estilo musical…) y que se adecuen a los gustos del público al que se dirigen.
• Newsletter o nota de prensa. Es la noticia que te interesa dar a conocer al público (publicación de un nuevo álbum, celebración de un concierto…). Debe tener una longitud de unos tres cuartos de página y  cumplir las normas de redacción periodística que antes comentábamos.

4. Utiliza una plantilla que refleje profesionalidad.

Los periodistas reciben decenas de notas de prensa al día, por ello, para que presten atención a la tuya, además de tener una buena redacción es importante cuidar la presentación de la misma. Hay programas muy sencillos de maquetación. De entre todos ellos,  recomendaría el uso de “MailChimp”.  Tiene una versión gratuita muy buena y con muchas posibilidades.

Y finalmente apuntar, que más allá de los aspectos señalados, el periodista suele dar mucho valor a los pequeños detalles. Así por ejemplo, escríbele un email agradeciéndole una publicación o invítale a tu próximo concierto. Poco a poco verás como la relación con los medios se vuelve más fácil y fluida. ¡Lánzate y comunica tu talento!

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Yo misma he cometido el error de darle un CD a un DJ o alguien importante sin foto alguna ni otra información que lo acompañara, quizás un teléfono o una dirección de correo electrónico como mucho. Pero, poneros en la piel de la persona que lo recibe, así, sin nada más… ¿te darían ganas a ti de escucharlo?

Recuerda que los medios, en general, reciben miles de CDs y música al mes, así que tienes que darles algo que se diferencie a los demás… una buena presentación es fundamental, piensa que lo más importante es llamarles la atención para que se “molesten” en sacar ese CD de la caja y se pongan a escucharlo (¡o hagan click 2 veces para que el player se ponga a sonar!)

Aquí algunos conceptos que deberías saber antes de empezar la promoción de tu sencillo o disco:

– Nota de prensa: Una nota de prensa es un texto que se dirige a los medios con la intención de que sea publicado (tal y como está escrito o modificado por los mismos). Normalmente tiene una estructura muy sencilla: un título llamativo, algo así como una introducción y un texto ordenado. El texto central estará basado en la noticia principal (salida de sencillo, disco, concierto, etc.). Deberías empezar hablando sobre ti, con un poco de historia sobre tu carrera, y luego ir más al grano de lo que estás hablando. No olvides añadir la información de redes sociales, fechas importantes e información pertinente como contacto de tu management. NO HAGAS LA NOTA DE PRENSA MUY LARGA, una hoja de DIN-A 4 a 12 puntos es bastante.

Ejemplo:

– Hoja de prensa o one sheet: La hoja de prensa es algo así como una presentación de tu sencillo o álbum pero resumida en una hoja (DIN-A 4). En esta hoja de prensa deberías incluir toda la información necesaria sobre tu lanzamiento: portada, discográfica, fecha de lanzamiento y formatos (digital o físico o los dos), códigos ISRC y UPC/EAN, títulos, etc. Esta hoja sirve para que, en una ojeada rápida, el presentador de radio, televisión o cualquier otro medio vea toda la información necesaria.

Ejemplo:

– Dossier de Prensa electrónico: El dossier de prensa es algo así como una presentación de quien eres, puede servir tanto para medios como para promotores, para que te contraten para actuaciones o apariciones, por ejemplo. Hay 2 versiones:

• Versión documento (pdf normalmente): Esta versión sirve para enviar normalmente vía email a quien te lo solicite, también puedes imprimirlo en papel fotográfico para hacer carpetillas que entregarás en radios, salas, etc. Debería contener una foto de alta calidad, tu biografía, prensa sobre ti (si hay) o las mejores críticas que se han hecho de tu música, discografía, enlaces a tu música, información de tu representante y, si es para un promotor algo de información sobre tu show, por ejemplo, si tienes banda o si actuas solo, etc.

• Versión vídeo (puedes subirlo a youtube para que sea más fácil): Es como la versión en documento pero en video. Básicamente una presentación que puedes hacer de ti o de tu proyecto en general. Puedes aparecer presentándote y hablando sobre tu disco, también es bueno que incluyas a los músicos o productores que han participado en tu proyecto, trocitos de actuaciones, gente importante hablando sobre ti, etc.

Un ejemplo:

Esta información debería servirte para darte a conocer de manera profesional. Todo lo que entra bien por los ojos, entrará un poco mejor por los oídos, ¿no creéis? Aquí tenéis pequeños consejos que he ido aprendiendo poco a poco:

*Cuando añadas un CD a tu dossier de prensa, SIEMPRE quítale el plastiquillo que lo rodea: Parece una chorrada e incluso pensarías que es mejor que lo tenga ¿no? Respuesta equivocada. En general los promotores, directores musicales de radios, djs, etc. NO se van a tomar la “molestia” de quitarle el plastiquillo al CD y va a ir directamente a la basura por vagancia. Triste ¿eh? Pero cierto…

*Siempre pon la información más importante sobre ti en el cuerpo del email, pero sé breve: Algunos medios son algo reticentes a abrir archivos adjuntos en email por miedo a virus, así que no lo dejes todo ahí. Haz un resumen de un par de paragrafos de 2 o 3 líneas cada uno.

*Intenta buscar algo que te haga diferente a los demás, ¿por qué deberían escuchar tu música y no la del siguiente artista que les contante?

*Intenta hacer los correos electrónicos lo más personales posibles, con esto quiero decir, no copies y pegues una plantilla: Sí, en la mayoría de casos vas a decir lo mismo (y esa parte puede ser más o menos copiada), pero intenta conectar con quien estés contactando, averigua su nombre y escríbeles “personalmente”.

Es relativamente fácil conseguir causar una buena impresión si incluimos todos estos documentos en nuestra presentación como artista. Intenta que TODO lo que haces tenga un aspecto profesional, con fotos de calidad y lenguaje correcto. Créeme, si sigues estos pasos, crearás impresión y, aunque no está garantizado, lo más seguro es que acaben escuchando la propuesta que tengas.

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